1. OBJETIVO

El presente documento consagra las políticas de tratamiento de los datos personales de personas naturales fijada por AL PHARMA en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

2. ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de AL PHARMA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3. RESPONSABILDIADES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para AL PHARMA y para los funcionarios de AL PHARMA que tengan acceso a Datos Personales tratados y administrados.

4. DEFINICIONES:

4.1. DATO PERSONAL:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables. (El dato personal puede ser público, semiprivado o privado).

4.2. DATO PRIVADO:

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

4.3. DATO PÚBLICO:

Es el calificado así por la ley o la Constitución Nacional y el que no es Semiprivado ni Privado.

4.4. DATO SEMIPRIVADO:

Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

4.5. DATO SENSIBLE:

Es aquel que afecta la intimidad del Titular persona natural cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

4.6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que actuando por ella misma o conjuntamente con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para los efectos del presente documento se entiende como Responsable del Tratamiento a AL PHARMA, identificada con el Nit 830017238-1, con domicilio principal en AV Cll 116 70C 12 de la ciudad de Bogotá.

4.7. TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

4.8. TRATAMIENTO:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos.

4.9. TRANSFERENCIA:

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

5. GENERALIDADES: PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Con base es lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 4, se enuncian los principios o reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que orientan el tratamiento de datos personales:

5.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

5.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD:

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo en el SIG con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

5.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD:

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

5.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD:

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA:

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le correspondan.

5.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, a excepción de la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a no ser que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

5.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD:

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

6. PROCESO:

6.1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

AL PHARMA realizará las siguientes gestiones con los datos personales registrados en sus bases de datos:

Los datos personales consignados en las bases de datos que conserva AL PHARMA son objeto del siguiente tratamiento:

1. Recolectar;
2. Almacenar;
3. Procesar;
4. Usar y analizar; y
5. Transmitir o transferir,
6. Captar y grabar,
7. Reproducir en tiempo real o posterior (según corresponda), atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, con las siguientes finalidades:

CANDIDATOS: La información de los candidatos, incluida la información contenida en la hoja de vida, se utiliza con el fin de:

1. Evaluar candidatos para ser funcionarios de AL PHARMA
2. Velar por la seguridad de las instalaciones, y el personal que labora en AL PHARMA e identificar incidentes.

EMPLEADOS:

1. Las bases de datos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos y de hacerlos partícipes de las actividades previstas por la empresa.
2. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
3. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por AL PHARMA con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
4. Remitir la información objeto de tratamiento a diferentes entidades inherentes al negocio jurídico celebrado tales como, entidades financieras, cajas de compensación, notarías y entidades de control.
5. Control de ingreso y salida de las instalaciones de AL PHARMA y de las zonas de control especial.
6. Velar por la seguridad de las instalaciones, y el personal que labora en AL PHARMA e identificar incidentes.

SOCIOS Y ACCIONISTAS: Los datos tienen como finalidad :

1. Desarrollar las relaciones con los mismos en cumplimiento de los derechos, obligaciones y deberes establecidos en la normatividad vigente.
2. Velar por la seguridad e identificar incidentes.

CLIENTES:

1. Remitir la información objeto de tratamiento a diferentes entidades inherentes al negocio jurídico celebrado tales como, entidades financieras, cajas de compensación, notarías y entidades de control.
2. Realizar campañas de promoción, comercialización y fidelización. Así como otros proyectos y/o productos en la compañía, con la información objeto de tratamiento.
3. Suministrar la información objeto de tratamiento a los terceros que se requieran para efectos de consolidar, promocionar, verificar, fidelizar y tratar sin limitación alguna la mencionada información.
4. Como elemento de análisis en etapas pre-contractuales, contractuales y pos contractuales para establecer y/o mantener cualquier relación contractual.
5. Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios.
6. Análisis de mercado, incluyendo la posibilidad de establecer contacto para dichos propósitos.

PROVEEDORES:

1. Cumplir con normas legales de conocimiento del proveedor.
2. Establecer, mantener y profundizar la relación contractual.
3. Actualizar la información.
4. Evaluar el riesgo.
5. Profundizar productos y servicios.
6. Efectuar labores de mercadeo, investigaciones comerciales o estadísticas;
7. Prevenir el lavado de activos, financiación del terrorismo
8. Cumplir normas legales y/o contractuales, y mientras existan obligaciones pendientes, responsabilidades directas o indirectas, por el tiempo adicional que exijan normas especiales o por los tiempos de prescripción.
9. Remitir la información objeto de tratamiento a diferentes entidades inherentes al negocio jurídico celebrado tales como, entidades financieras, cajas de compensación, notarías y entidades de control.
10. Velar por la seguridad e identificar incidentes.

VISITANTES:

1. Velar por la seguridad e identificar incidentes.
2. Llevar una bitácora de visitantes y control de ingreso a las instalaciones de AL PHARMA.

6.2. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL AL PHARMA

Protege la seguridad de la información personal y la confidencialidad de la misma, utilizando los recursos necesarios que nos ayudan a proteger la información frente al acceso, revelación y uso no autorizados. Adicionalmente, si cualquier filtración ilegal de la información personal se debe a presunta culpa o posible dolo de cualquier dependiente de la Compañía, se adelantarán las medidas disciplinarias que sean procedentes según el Reglamento Interno de Trabajo, respetando siempre el derecho de contradicción y de defensa.

6.3. TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, AL PHARMA solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

6.4. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DERECHOS DE LOS TITULARES:

Antes de almacenar o darle manejo a los datos personales, AL PHARMA cumple con los siguientes requisitos:

1. Para las actividades descritas en este Documento, AL PHARMA obtendrá la respectiva autorización del Titular. Esta Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, Sitios Web, suministrarse de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento y mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos o repositorios electrónicos. También podrá obtenerse a partir de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. En el evento en que el titular se encuentre física o jurídicamente incapacitado, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. Manifestar al titular la razón por la cual usará sus datos y delimitando los límites de dicho tratamiento.

6.5. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.

6.6. DERECHOS DE LOS TITULARES

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.

6.7. ÁREA COMPETENTE Y PROCEDIMIENTOS PARA QUE CADA TITULAR EJERZA SUS DERECHOS

De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, en su artículo 15, el Titular puede presentar una solicitud o un reclamo ante el Responsable del Tratamiento cuando considere que su información personal almacenada en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión.

El titular puede ejercer sus derechos enviando su solicitud por alguno de los siguientes medios a AL PHARMA:

1. Al correo electrónico servicioalcliente@alpharmasa.com
2. Comunicándose con servicio al cliente en Bogotá al teléfono (1) 6431177
3. Por correo físico dirigido a servicio al cliente en la avenida calle 116 No. 70c - 12 de Bogotá.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho término, AL PHARMA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.